Düzce İl Dernekler Birliği

DERNEKLER BİRİMLERİ İLE İLGİLİ YAPILAN İŞ VE İŞLEMLERDE İSTENEN BELGELER


1- DERNEK KURULUŞUNDA


1- Dernek Kuruluş Bildirimi (2 adet)
2- Dernek Tüzüğü (4 adet)
3- Nüfus Cüzdan Suretleri (1”er adet)
4-Dernek İle İlgili İş ve İşlemlerde Yazışma Yapmaya ve Tebligatları Almaya Yetkili
Kurucuların Listesi (Adı soyadı, adres ve tel. olacak) (2 adet)
- Dernek Kuruluş Bildirimleri Mülki Amirlikten ayrı ayrı havale edilecek. Tüzüğün bütün sayfaları kurucular tarafından imzalanmış olacak. Kuruluş bildiriminin eksiksiz olmasına dikkat edilecek.
- Dernek kuruluşlarında idarece alındı belgesi verilecek, dernek yetkilileri tarafından idareden kuruluş alındı belgesi alınacak.
- Kuruluş evrakları alınıp, incelemesi yapıldıktan sonra Valilik Makamına yazı ile gönderilecek. Yazıda ekler ayrı ayrı belirtilecek.
- Kanunun 4 ncü maddesinde yer alan hususların tüzükte yer alıp almadığı incelendikten sonra gönderilecek.
2- DERNEK KONGRELERİNDE


Genel kurul toplantısı öncesinde idareye müracaat yapılmayacaktır.
- Toplantı Sonrasında;
1- Genel Kurul Sonuçları Bildirimi (1 adet)
2- Toplantı Tutanağı (1 adet)
3- Hazırun Listesi (1 adet)
- Kongre sonuçları Kanunun 23.ncü maddesi gereği, bir ay içerisinde Mülki İdare Amirliğine bildirim zorunluluğu vardır.
- Genel Kurul Toplantısında tüzük değişikliği yapılmış ise kongre evrakları ile birlikte tüzüğün değişen maddelerinin eski ve yeni halleri ile tüzüğün son şekli 4’er adet olarak her sayfası en son ki yönetim kurulunca imzalanmış olarak istenir. Tüzüğün onaylı iki sureti geri gönderilir.
- Genel Kurul Sonuçları Bildirim Formunu TC. Kimlik Numaralarıyla birlikte diğer bilgiler eksiksiz olarak doldurulacak.
3- DERNEK DENETLEMELERİ
- DERNEKLERDE İÇ DENETİM ESASTIR
(Dernekler Kanunu 9.ncu Madde.)
- Dernek denetlemeleri, Kanunun 19.ncü maddesi gereği, derneklerin faaliyetleri ile ilgili Mülki İdare Amirliğine verdikleri Dernek Beyannamesi üzerinden yapılacak. Gerekli görülmesi üzerine dernekler birimi görevlilerinden oluşturulan komisyon marifetiyle 24 saat öncesinden haber verilmek suretiyle, beyannameleri ile birlikte diğer defter, makbuz ve belgeler üzerinden dernek merkezinde denetlemeler yapılacaktır.
- Dernek faaliyetlerinin en önemli belgesi dernek beyan formlarıdır.
4- YURT DIŞINDAN YARDIM ALINMASINDA
(Kullanımdan önce bildirim zorunludur)


1-Mülki İdare Amirliğinden havaleli dilekçe.
2-Yönetim kurulu kararı fotokopisi
3-Varsa protokol, proje vb,
4-Nakdi yardımlar için banka ekstresi – banka adı.
- Dilekçe ve kararda; Kanunun 21.nci maddesi gereği yardım alınacak kişiliğin adı, adresi, yardım miktarı veya cinsi, alınan yardımın hangi amaç için kullanılacağı, faaliyetin tüzükte bulunup bulunmadığı belirtilecektir.
- Yurt dışından yardım alacak olan dernek veya vakıflar EK-4’te belirtilen Yurtdışından Yardım Alma Bildirimini iki nüsha olarak düzenlenir ve bir nüshası bankaya verilmek üzere Mülki İdare Amirliğince onaylanarak dernek yetkilisine verilir.
5- TEMSİLCİLİK AÇILMASINDA
1-Mülki İdare Amirliğine dilekçe,
2-Yönetim kurulu kararı fotokopisi
3-Temsilcilerin nüfus cüzdanı fotokopisi
4-İkametgah Senedi
- Dilekçe ve kararda, Temsilci olarak görevlendirilen şahsın adı, soyadı ve adresi yazılacaktır.
6- LOKAL İZİN BELGESİ MÜRACAATINDA
Başvuru
İl merkezlerinde açılacak lokaller için valiliğe, Büyükşehir belediyesi sınırları içinde kalan ilçeler dahil olmak üzere diğer ilçelerde açılacak lokaller için kaymakamlığa bir dilekçe ile başvurulur. Başvurulara aşağıda belirtilen belgeler eklenir.
a) Lokal açılması konusunda alınmış yönetim kurulu kararının örneği,
b) Lokal olarak açılacak yerin tapu senedi örneği, kiralık ise kira kontratının örneği,
c) Ana gayrimenkulun tapu kayıtlarında mesken olarak görünen yerler için kat maliklerinin oy birliği ile aldıkları kararın örneği, mesken ve işyerinin birlikte yer aldığı binalarda mesken sahiplerinin tamamının onayı ve işyeri sahiplerinin oy çokluğu ile aldıkları kararın örneği, iş hanlarında ise yönetim kurulu kararı örneği,
d) Derneklerin; belediye ve mücavir alanlar içinde açacakları lokaller için yapı kullanma (iskan) izin belgesi, bu belgenin bulunmadığı durumlarda ise ilgili belediyeden alınacak söz konusu yerin lokal olarak kullanılmasında sakınca olmadığına dair belge; bu alanlar dışındaki lokaller için bayındırlık ve iskan müdürlüklerinden alınacak lokal olarak kullanılmasında sakınca olmadığına dair belge.
Belgeleri eksik olan veya mevzuata uygun olmayan başvurular değerlendirmeye alınmaz ve eksikliklerin tamamlanması için otuz günlük ek süre tanınır. Bu süre sonunda eksikliklerin tamamlanmaması halinde başvuru işlemden kaldırılır.
Lokal olarak açılan yerin yerleşim yerinin değiştirilmesi halinde yukarıda sayılan işlemler tekrar edilir.
İSTENEN BELGELER


1-Mülki İdare Amirliğine dilekçe,
2-Yönetim kurulu kararı fotokopisi
3-Kira Kontratı-Noter onaylı- bedelsiz tahsis edilmiş ise mülkiyet sahibinin muvafakati
4-Lokal olarak açılmak istenen yerin tapu fotokopisi
5-Lokal olarak açılmak istenen yerin mesken olması durumunda oturanların oybirliği ile, iş yeri olarak görünen yer olması durumunda ilgililerin oy çokluğu ile alınan karar tutanağı, iş hanı ise han yönetiminin kararı
- Tahkikat neticesine göre Mülki İdare Amirliğinin onayına sunulur. Onay verilirse, yönetim kurulunca atanacak sorumluya, sorumlu müdür belgesi düzenlenir.
- Lokal izin talebi uygun görülmemesi durumunda ilgililere tebliğ yazısı yazılır.
7- İÇKİLİ LOKAL İZİN BELGESİ MÜRACAATINDA
1-Mülki İdare Amirliğine dilekçe,
2-Yönetim kurulu kararı fotokopisi
3-Muvafakat belgesi; meskenlerde oybirliği, işlerlerinde oy çokluğu, iş hanında yönetim kurulu kararı.
- İçki izin belgesi alınacak yerin mutlaka mülki idarece tespit olunan İçkili Yerler Krokisi içinde olması gerekir.


LOKAL İZİN BELGESİ İLE BİRLİKTE İÇKİ İZİN BELGESİ İÇİN BİRLİKTE MÜRACAATI YAPILABİLİR.


8- DEĞİŞİKLİKLERİN BİLDİRİLMESİ
-Dernekler, yerleşim yerlerinde meydana gelen değişiklikleri Yerleşim Yeri Değişiklik Bildirimi (EK-24) FORMUNU,
-Genel kurul toplantıları dışında dernek organlarında meydana gelen değişikliklerin Dernek Organlarındaki Değişiklik Bildirimi (EK-25) FORMUNU,
Doldurarak 30 gün içinde Mülki İdare Amirliğine bildirmek zorunluluğu vardır.
9- DEFTER TASDİKLERİ
Dernek yetkililerince yeni alınan ve bitenlerin yerine alınan defterlerin İl Dernekler Müdürlüğünde veya noterde tasdik ettirilmesi zorunludur.
10- BEYANNAMELER VE DİĞER BİLDİRİMLER
- Dernek yönetim kurulu başkanları, her takvim yılının ilk dört ayı içinde (OCAK-ŞUBAT-MART-NİSAN) sonuna kadar bir önceki yıla ait Dernek Beyannamelerini (EK-21) Mülki İdare Amirliğine vermekle yükümlüdürler.
- Dernek beyan formları dikkatlice incelendikten ve suresi içinde eksiklikler tamamlattırıldıktan sonra alınacak.
- Dernek beyan formları 2’şer adet olarak hazırlanacak, (İlçe dernekleri için 3’er adet,1 adedi ilçede 1 adedi dernekte, 1 adedi Valiliğe süresi içerisinde verilecektir.
- Beyannamelerini süresi içinde vermeyenler hakkında (Dernek Başkanlarına) idari para cezası uygulanacaktır.
DİĞER BİLDİRİMLER
1-Taşınmaz mal bildirimi (EK-26)
2-Proje bildirimi (EK-23)
11- 2860 SAYILI YARDIM TOPLAMA KANUNA GÖRE YAPILACAK YARDIM TOPLAMA FAALİYETLERİNDE
1- Mülki Amirlikten Havaleli Dilekçe
2- Yönetim kurulu kararı fotokopisi
3- Keşif Özet Raporu-Bayındırlık onaylı
4- En Az 3 Kişilik Tertip Komitesi, Bunların;
a) Nüfus Cüzdan Suretleri
b)İkametgah Senedi
c) Sabıka Kaydı
d) Vesikalık Fotoğraf
5- Doktor Raporu (Hastalar için)
6- Memur Raporu
7-Mülki İdare Amirliğinin Oluru(İlçelerden yapılacak yardım toplama faaliyetlerinde).
- Yardım toplama faaliyetinde kullanılmak üzere Makbuz Kayıt Defteri ile Vezne Defteri alınacak, notere onaylattırıldıktan sonra kullanılacaktır.
- Yardım toplama faaliyeti için hazırlanan belgeler 2 şer adet olarak alınacaktır.
- Dilekçeye yardım toplamanın amacı, miktarı, süresi, yardım toplama şekli, nerede yapılacağı (Türkiye geneli, İl geneli, İlçe geneli),en az 3 kişiden oluşan tertip komitesinin adı, soyadı ve imzaları, alınacaktır.
- Yardım toplama faaliyeti için en fazla (1) bir yıl süre verilebilir. Faaliyet başarıya ulaşamaması durumunda, talep üzerine faaliyetin başarıya ulaşacağı kanaatinin doğması durumunda (1) bir yıl daha uzatılabilir.
- Yardım toplamaya konu faaliyet için keşif özet raporu düzenleme kurulunca hazırlanarak ve imza altına alınacaktır.
- Yardım toplamaya konu faaliyet ile ilgili olarak hazırlanan keşif özet raporu bina yapımı ile ilgili ise Bayındırlık tarafından onaylı olması gerekir.
- Hastalarla ilgili yardım toplama faaliyeti için doktor raporu dikkate alınacaktır.
- Yardım toplama faaliyeti Mülki İdarenin onayına sunulur. Onay verilmesi durumunda sorumlu kişilere fotoğraflı yetki belgesi düzenlenir.
- Yardım toplama faaliyeti sonunda denetimi yapacak olan denetim komisyonu oluru da alınır. Yardım Toplama faaliyetinde görev alan sorumlu kurula denetçilerin kimlerin olduğu da bildirilir.
- Makbuzların bastırıldıktan sonra onaylanacak.(Noter Tasdikli)
- Matbaaca basılacak makbuzlarda; Yardım toplayanın adı, yardım toplama amacı, süresi (tarihler arası), yardım toplama faaliyetinin alanı, sorumlu kurulun adı ve soyadı, izin veren makamın tarih ve sayısı, makbuzların fiyatının bulunması zorunludur.
- Makbuz örneği idarece kontrol edildikten sonra basımına izin verilir.
- Matbaaca basılan makbuzların cilt, sıra ve seri numaralarını belirten yazıyı (15) gün içinde idareye bildirir.
- Yardım toplama faaliyeti sonunda yetki belgeleri, harcama belgeleri, kesin hesap özeti çıkarıldıktan sonra satılan ve satılmayan makbuzlar ve bütün belgeler (10) gün içinde, (bu süre (1) ay izin veren makamca uzatılabilir.) düzenleme kurulunca iade edilmesi zorunludur.
- Yardım toplama faaliyeti ile ilgili belgeler alındıktan sonra oluşturulan denetim komisyonunca denetim raporu yazıldıktan sonra İdareye ve Valilik Makamına rapordan gönderilir.
- Yardım toplama faaliyeti için İşletme Defteri ve Makbuz Kayıt Defteri alınarak onaylanacaktır.
12- İDARİ PARA CEZALARI HAKKINDA


Dernek başkanlarına, dernek faaliyetlerinde mevzuata aykırı iş ve işlemlerinden dolayı Kanunun ilgili maddeleri gereği, haklarında idari para cezası uygulanır. İdari para cezası uygulamaları Mülki İdare Amirliğince yapılacaktır.
İdari para cezalarına dair kararlar ilgililere 7201 Sayılı Tebligat Kanunu Hükümlerine göre yapılacaktır.
İdari para cezalarının tahsili 6183 Sayılı Amme Alacaklarının Tahsili Usulü Hakkında Kanun Hükümlerine göre yapılacaktır.


T.C. DÜZCE VALİLİĞİ DERNEKLER İL MÜDÜRLÜĞÜ


kelebek
kelebek script